Pravidla zpracování osobních údajů dle GDPR

Tato pravidla zpracování osobních údajů dle GDPR (dále jen „Pravidla“) vydaná společností Yoga in style s.r.o., se sídlem Na Bulánce 617, 257 22 Čerčany, Česká republika (dále jen „YIS“) informují zákazníky o tom, jaké osobní údaje společnost YIS zpracovává o fyzických osobách. Jde o údaje získané na e-shopech provozovaných YIS, či při návštěvách internetových stránek provozovaných společností YIS. Pravidla určují, za jakým účelem a jak po jakou dobu tyto osobní údaje YIS zpracovává, jakým třetím osobám a z jakého důvodu je předává.
Pravidla jsou účinná od 1.4. 2020 a jsou vydána v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem splnění informační povinnosti YIS jako správce dle čl. 13 GDPR.

I. Osobní údaje

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, na základě, které je možné tuto osobu identifikovat.   V rámci své činnosti YIS může shromažďovat a zpracovávat níže uvedené kategorie osobních údajů. V případě, že nám to umožňuje, nebo nám to přikazuje zákon, nebo v případě oprávněného zájmu může YIS zpracovávat osobní údaje bez Vašeho souhlasu, pro jiné účely pouze na základě vědomého aktivního souhlasu.

1. Identifikační údaje smluvních stran
To jsou údaje, které potřebujeme pro uzavření a plnění smlouvy – jde zejména o akademický titul, jméno a příjmení, datum narození, popř. IČ, DIČ, adresu trvalého pobytu, kontaktní adresu, adresu sídla nebo místa podnikání, fakturační adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu, popř. adresu na sociální síti. Dále zpracováváme údaje o zakoupeném zboží nebo poskytnuté službě, jejich rozsahu, objemu oblasti zájmu zákazníka.

2. Co si pamatují stroje – technické údaje
YIS dále shromažďuje informace, které automaticky předává prohlížeč zákazníka: typ/verzi prohlížeče, používaný operační systém, URL předchozí navštívené stránky, IP adresu, časový údaj. Tyto údaje anonymizovány a nejsou ani propojovány s údaji z jiných zdrojů. IP adresa zákazníka je brzy po ukončení návštěvy našich stránek vymazána.

3. Údaje z přímé komunikace se zákazníkem
To jsou naše záznamy přímého kontaktu se zákazníkem, tedy záznamy z osobních jednání, telefonátů, Vaše dopisy a maily, zprávy.

4. Údaje, které zpracováváme na základě uděleného souhlasu
Zpracování těchto údajů umožňuje společnosti YIS zlepšovat služby, zjišťovat předmět zájmu zákazníka a vytvářet na základě toho vhodné nabídky.  Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu k marketingovým účelům:

·      zlepšení kvality služeb

·      zobrazování cílených reklam

·      provádění analýz a měření

·      analýzy preferencí a zobrazování obsahu, který odpovídá individuálním potřebám zákazníka

·      zasílání obchodních sdělení včetně nabídky produktů a služeb. Zasílání obchodních nabídek lze odhlásit nebo kdykoliv písemně zrušit.

II. Zpracovávání osobních údajů

1. Osobní údaje, které zpracováváme bez Vašeho souhlasu
Při prodeji zboží zpracovává YIS osobní údaje z důvodu plnění tím uzavřených smluv, plnění povinností uložených zákonem a z důvodu oprávněných zájmů. Poskytnutí osobních údajů nutných pro tyto účely nepodléhá souhlasu a nelze jej odmítnout (jinak než neuzavřením smlouvy). Tato data jsou zpracována jak automaticky, tak ručně.

2. Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme
Tyto osobní údaje zpracováváme pouze v po dobu potřebnou pro realizaci úkonů souvisejících s uzavřením smlouvy nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Osobní údaje smluv jsou uchovávány po dobu 15 let ode dne uzavření smlouvy se společnosti YIS, nebo od uplynutí záruční doby zakoupeného zboží. 

Daňové doklady – faktury vystavené společností YIS jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení.

3. Zpracování Vašich bankovních údajů v souvislosti s platbou a odstoupením od kupní smlouvy 
Internetové obchody provozované YIS umožňují platbu na dobírku, bankovním převodem nebo platební kartou prostřednictvím platební brány. Všechny způsoby platby jsou komplexně chráněny bezpečnostními standardy.
V případě, že od kupní smlouvy odstoupíte, musí YIS zpracovávat Vaše údaje o bankovním spojení z důvodu vrácení platby za zboží. Tyto poskytnuté osobní údaje budeme zpracovávat pouze v nezbytném (poskytnutém) rozsahu a jen po dobu nutnou pro provedení příslušné peněžní transakce a současně k prokázání skutečnosti, že uhrazená kupní cena byla zákazníkovi vrácena na bankovní účet uvedený zákazníkem a následně po dobu vyplývající ze zákonných povinností vzhledem k vystavení ODD.

4. Zpracování osobních údajů v souvislostí s vyřizováním reklamací, výměnou zboží atd.
V případě uplatnění reklamace bude YIS zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem jejího vyřízení z důvodu plnění svých smluvních a zákonných povinností. Jedná se o zpracování osobních údajů, které nevyžaduje souhlas zákazníka.  V souvislosti s vyřizováním reklamací zpracovává YIS osobní údaje dále také pro účely ochrany svých práv a právem chráněných zájmů pro případ možného vzniku sporu z reklamace. Stejně je tomu v případě výměny zboží.

5. Souhlas zákazníka se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely 
Se souhlasem pro obchodní účely zpracováváme osobní údaje zákazníka za účelem vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb a v souvislosti s možností oslovením zákazníka, buď, písemně (včetně příloh k účtu/ faktuře), prostřednictvím internetové reklamy či formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů nebo čísel služby. Za tímto účelem si YIS vytváří o zákaznících, kteří souhlas udělí, typové profily chování při využívání produktů a služeb společnosti YIS a uchovává anonymizované analýzy chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými marketingovými nabídkami.
Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb YIS a následujících 3 let poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pokud zákazník svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů pro jiné účely a na základě jiných právních titulů.
Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány údaje, k jejich zpracování udělil zákazník souhlas, a to po dobu, po kterou je YIS oprávněn tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, pokud zákazník souhlas dříve neodvolá. 

III. Přístup třetích osob k osobním údajům

Pokud je to v souvislosti s realizací objednávky, dodáním a doručením zboží nebo propagací nabídky produktů a služeb nutné, poskytuje YIS osobní údaje zákazníka partnerským společnostem za účelem péče o zákazníky, dodání a doručení zboží prostřednictvím třetích osob zajišťující přepravu zásilek a plnění smluvních ujednání, dále také za účelem výroby a zasílání reklamních materiálů. S těmito třetími osobami máme uzavřeny smlouvy, jejichž součástí je závazek zacházet s osobními údaji v souladu se zákonnými ustanoveními a zpracovávat je výhradně dle pokynů YIS. Součástí smluv je zákaz předávat osobní údaje zákazníků YIS dalším osobám.
Dále osobní údaje YIS předává zejména účetní, auditorům a správě IT systémů. Každý takový subjekt, kterému jsou osobní údaje předávány, je prověřován a s každým je uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů.

IV. Technické zabezpečení osobních údajů

Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby. Více u seznamu zpracovatelů.

V. Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů

Ve vztahu k osobním údajům máte zejména následující práva:

·      právo svůj udělený souhlas kdykoli odvolat;

·      právo osobní údaje opravit či doplnit;

·      právo požadovat omezení zpracování;

·      právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;

·      právo požadovat přenesení údajů;

·      právo na přístup k osobním údajům;

·      právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;

·      právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) v určitých případech;

·      právu podat stížnost u dozorového úřadu a další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 po nabytí jeho účinnosti.

1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k informaci jaké údaje, z jakého titulu, pro jaký účel a po jakou dobu YIS Vaše osobní údaje zpracovává.

V případě opakované žádosti je YIS oprávněn účtovat za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace je možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti YIS, nebo na provozovně YIS.

2. Právo na opravu nepřesných údajů
Zákazník má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm YIS zpracovává. Zákazník je povinen oznamovat YIS změny svých osobních údajů. Zároveň je zákazník povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm YIS zpracovává, nejsou přesné. Opravu provede bez zbytečného odkladu. 

3. Právo na výmaz
Zákazník má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost YIS neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů může zákazník kdykoli bezplatně odvolat, a to prostřednictvím zaslání emailové zprávy na adresu: sales@yogainstyle.cz. Odvolání souhlasu také nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracovává YIS na jiném právním základu, než je souhlas.

4. Právo na omezení zpracování
Zákazník má do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování osobních údajů, pokud bude popírat jejich přesnost, důvody jejich zpracování nebo pokud podá písemnou námitku proti jejich zpracování.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Dle čl. 19 GDPR má zákazník právo na oznámení v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. 

6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR má zákazník právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl YIS, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat o předání těchto údajů jinému správci. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Zákazník je oprávněn vznést písemnou námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti YIS. Pokud zákazník nebude souhlasit, že občas dostane nějaké obchodní sdělení, má možnost vznést námitku proti dalšímu zpracovávání jeho osobních údajů za účelem přímého marketingu. 

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely účinný od 1.4.2020 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to na adrese sídla Yoga in style s.r.o., Na Bulánce 617, 257 22 Čerčany, nebo na e-mailovou adresu: sales@yogainstyle.cz.

9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Zákazník má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

V. Závěrečná ustanovení

1. Udělením souhlasu se zpracováváním osobních údajů potvrzujete, že jste seznámen/a s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.

2. Správce je oprávněn tyto podmínky změnit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů zveřejní na svých internetových stránkách.

3. Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby.

4. V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním osobních údajů využijte kontaktního emailu sales@yogainstyle.cz, či písemně na naší adrese našeho sídla.

5. V této souvislosti je YIS oprávněn požadovat, aby zákazník za účelem prověření identity vhodným způsobem prokázali totožnost, Jde o preventivní bezpečnostní opatření zamezující přístupu neoprávněných osob k osobním údajům.

                                                           V Čerčanech 1.4.2020 / Yoga in style s.r.o.